Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Menggunakan Elektronik Administrasi (e-Admin) ( Studi Kasus : PT. Industri Kereta Api)

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mengharuskan arsip diolah secaraelektronik. Adanya kemajuan teknologi informasi memungkinkan penyusunan dan pengaturan pola kerja yang tertata dengan baik dan rapi memungkinkan penyajian, pencarian, dan pengecekan data internal perusahaan selalu siap kapanpun dibutuhkan sehingga tidak lagi dibatasi oleh waktu.Banyaknya kebutuhan dan perubahan sistem kerja perusahaan yang dapat menghasilkan struktur dan tatanan pekerjaan menjadi rapi dan efektifitas yang tinggi.Pengelolaan pengarsipan dokumen bertujuan untuk menjelaskan tentang apa danbagaimana cara mengelola arsip elektronik
secara konseptual yang digunakan pada PT. Industri Kereta Api. Peralatan yang digunakan untuk mengelola pengarsipan dokumen secara elektronik berupa hardware (komputer, print scanner, media penyimpanan) dan software. Pegelolaan arsip elektronik berbeda dengan arsip cetak. Dengan bantuan kemajuan teknologi informasi dapat diciptakan sistem terpadu yang dapat membantu pengelolaan pekerjaan dalam dunia usaha. Elektronik Administrasi yang diterapkan pada PT. Indutri Kereta Api memiliki beberapa pengelolaan diantaranya (1) pengelolaan Surat masuk dan surat keluar, dokumen secara digital, (2) Pengelolaan Proses disposisi surat
masuk , (3) Pengelolaan Distribusi surat keluar/dokumen/undangan rapat, (4) Pengelolaan Pemberkasan arsip dan retensi arsip,(5)Pengelolaan peminjaman arsip hingga proses pengembaliannya.